Vous êtes un nouvel entrepreneur et à ce titre, vous cumulez tous les emplois : vous êtes le conseiller, gestionnaire, comptable, réceptionniste, concierge et j’en passe.
Cependant, au fur et à mesure que votre entreprise prend de l’expansion, vous vous rendez compte que lorsque vous êtes en réunion, il n’y a personne pour prendre vos appels ou si vous visitez un client, vous ne pouvez pas assurer le suivi des réclamations de factures.
Vous réalisez que vous ne pouvez pas tout faire!
Vous embauchez Alex Jasmin, lequel devient vite votre bras droit. Au cours des prochains mois, vous comptez sur Alex pour effectuer une combinaison de tâches importantes. Alex gère désormais votre horaire, votre facturation, vos appels téléphoniques et même votre site web. Vous l’impliquez dans la coordination d’événements et vous le formez pour visiter les clients que vous n’avez pas le temps de rencontrer.
L’impensable arrive… Alex démissionne.
Vous êtes en état de choc. Les communiqués de presse ne sortent pas, les événements manquent de suivi, vous accusez du retard avec vos clients qui commencent à vous quitter.
Où avez-vous erré?
Vous n’avez pas anticipé le départ d’Alex. Donc vous n’avez pas planifié de relève.
Tout comme vous planifiez la progression de votre chiffre d’affaires et élaborez la stratégie pour les réaliser, vous devez planifier la gestion de votre main-d’œuvre. Un poste n’est jamais rempli tant que vous n’avez pas quelqu’un d’autre prêt pour assurer un remplacement dans le cas de départ, maladie, vacances, ou autre.
Vous ne voulez pas perdre pied lorsqu’un employé vous quitte. Vous voulez être en mesure de poursuivre vos activités. Et ce, malgré son départ.
Processus de formation polyvalente et continue
Certes, il est important d’embaucher des spécialistes. Ces employés comblent vos besoins et ont moins besoin de formation.
Cependant pour ce qui est des postes de généralistes, tels réceptionniste ou un poste clérical, il est important d’assurer une formation polyvalente et continue afin que ces employés puissent exécuter non seulement leur travail mais aussi celui de leurs co-équipiers. De cette façon, vous vous assurez une continuité dans votre entreprise la majorité du temps.
Pour ce qui est des postes spécialisés, soyez toujours aux aguets de personnes susceptibles d’être embauchées chez vous. Restez en contact avec elles et nourrissez une relation avec ces personnes. Elles pourraient peut-être vous dépanner un jour.
Le rôle d’assistant
L’embauche d’assistant à des postes de gestionnaire est aussi une solution afin de parer à un départ (ou encore une retraite). Ainsi, l’assistant se fait entraîner par l’employé plus senior. Ce qui assure une relève.
Le sous-contractant
La recrudescence de petites entreprises a favorisé l’embauche de sous-contractants.
Les domaines de la comptabilité, légal ou celui des ressources humaines, sont des postes que plusieurs entrepreneurs embauchent à contrat. Ainsi, vous vous assurez d’une gestion continue à l’intérieur de votre entreprise.
Il y a plusieurs façons de planifier une relève. Ainsi, vous évitez de paniquer et votre entreprise ne sera pas affectée par un ralentissement.
Dans les faits, votre clientèle ne se rendra même pas compte du changement. À titre de chef d’entreprise, soyez toujours prêt à assurer une relève rapidement et efficacement.
